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5 passos para mapear os processos

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O mapeamento de processos pode ser definido como uma prática que tem o foco de identificar o fluxo de trabalho, informações, recursos e etapas de determinados processos de uma empresa. Por meio dele, é possível apontar os elementos e as sequências de atividades de cada processo em minuciosos detalhes. 

Assim, o objetivo é detectar e compreender processos para, então, melhorar o nível de satisfação do cliente, seja ele interno e/ou externo e, principalmente, da qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela sua empresa. O mapeamento de processos também permite que você, gestor, identifique os pontos fortes e fracos de seus projetos, documentações, padronizando os processos e demais fatores cruciais para a sua operação.  

E, para aperfeiçoar os processos de sua empresa, tornando-a mais produtiva e competitiva no cenário atual, conseguindo alinhar melhor as expectativas de cada projeto, a S2M te apresenta um passo a passo para você, que deseja mapear os processos de sua empresa mas não sabe por onde começar, possa ter a compreensão e clareza desse movimento. 

  1. Defina quais serão os processos mapeados

Entenda que não é recomendável fazer um mapeamento coletivo se a sua empresa conta com um grande número de processos Por isso, limite um número de processos por vez para que o gerenciamento de tempo e recursos sejam efetivos.

Algumas ferramentas de priorização de processos e de gestão podem te auxiliar na hora da tomada de decisão, assim como as seguintes perguntas:

  • Por que devo mapear esse processo?
  • O quão crítica é a sua situação?
  • Quais são os riscos envolvidos?
  • Tal processo precisa cumprir alguma norma e/ou regulamentação? Se sim, quais?
  1. Identifique as entradas e as saídas dos processos

Também chamadas de inputs e outputs, nesta etapa é necessário analisar não apenas a chegada, a distribuição e a venda de mercadoria, mas também cada entrega ao final do processo. 

É importante ainda entender como cada setor do seu negócio impacta os demais, para que o próprio mapeamento consiga identificar as causas e as suas respectivas consequências, traçando e otimizando o fluxo de trabalho.

Para te ajudar, também é importante responder:

  • De quem ou de qual departamento eu recebo essa demanda?
  • Para quem ou qual departamento eu entrego essa mesma demanda?

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  1. Estruture e verifique o mapeamento

Represente, de maneira gráfica, a sequência de atividades necessárias para formar um processo, destacando informações de entrada, processamento e saída. Inclua ainda os produtos, serviços, atividades, fornecedores e clientes envolvidos.

É extremamente recomendado que as informações de cada mapa de processo estruturado estejam corretas e que façam sentido dentro do contexto de sua empresa. Sempre revise o material para que os detalhes não passem.

Certifique-se também que tantos gestores, como funcionários envolvidos, compreendam todo o trabalho realizado e que não haja nenhuma dúvida em relação a ele. Sempre conte com a ajuda de seus colaboradores, pois com a participação deles será possível ter uma visão ampla do cenário e das questões mais urgentes. Lembre-se: tenha sempre um canal aberto com eles!

  1. Avalie a eficácia do processo

Observe como ocorre o funcionamento do processo atualmente e, a partir dele, será possível atuar nas devidas otimizações. 

Uma boa ideia é realizar pesquisas e questionários internos quando nos referimos aos colaboradores. Entretanto, quando se diz respeito ao cliente, lembre-se de analisar a jornada do consumidor e avaliar todas as etapas que ele participa. Nesse momento, você perceberá importantes insights e feedbacks feitos por ele e, assim, conseguirá mudar e otimizar o que for necessário.

  1. Documente todo o processo 

Documentações são cruciais para qualquer melhoria que seja realizada em sua empresa.

O uso de ferramentas, como fluxograma e outras mais apropriadas para documentar todo o processo, do início ao fim, será possível obter o melhor resultado possível. Algumas delas fornecem a maior quantidade de informações, com mais transparência e indicadores de monitoramento em tempo real, incluindo relatórios. Desta forma, facilita a visualização e interpretação de cada etapa de determinado processo. 

Com a ajuda de um Gerente de Projetos, considerada a profissão do agora e do futuro, sua empresa, além de reduzir custos, conseguirá otimizar seus processos de maneira estratégica e integrada. Esse profissional conduzirá iniciativas, monitorará indicadores de cada projeto, gerenciando conflitos e obtendo, selecionando e adquirindo recursos materiais, humanos e financeiros necessários para o sucesso dos processos do seu negócio. 

Para saber mais sobre mapeamento de processos e como o Gerente de Projetos pode te auxiliar, conte com a S2M e seu time de especialistas. Em seus mais de 20 anos de mercado, está comprometida com a inovação, por isso, oferece serviços sob medida para atender às necessidades do negócio. 

Entre em contato com a nossa equipe para saber mais.